Prinsip 5S di Rumah Sakit [Penjelasan Lengkap 5R]

Percaya atau tidak, semua yang kita pelajari akan lebih mudah kita pahami bila belajar dalam bentuk konsep dasarnya. Begitu pula dengan Prinsip 5S di Rumah Sakit ini. Kita mungkin jarang mendengarnya. Namun, bila kita mengingat salah satu prinsip dalam peningkatan mutu rumah sakit tentu kita mengenalnya. Prinsip 5S ini adalah prinsip yang disadur dalam Bahasa Indonesia yang kita kenal dengan 5R. Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin. Dalam artikel ini, kami akan mencoba memaparkan prinsip ini dalam bentuk yang paling mudah untuk kita terapkan di Rumah Sakit.

Mari kita mulai dengan mengenal lebih jauh prinsip 5S ini.

Tentang Prinsip 5S

Dalam iklim ekonomi yang terus berubah, banyak organisasi secara berkala menyesuaikan sumber daya mereka untuk sejalan dengan strategi bisnis. Hal ini sering kali mengakibatkan kebutuhan untuk mencapai lebih banyak pekerjaan dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Agar tetap sukses, bisnis harus menjadi lebih efisien, mengurangi pemborosan, dan dengan demikian mengurangi biaya. Kita harus menemukan cara untuk melakukan apa yang sedang kita lakukan saat ini dalam waktu yang lebih singkat dan dengan biaya yang lebih rendah. Salah satu cara yang dapat kita lakukan adalah melalui penggunaan Prinsip 5S.

Sejarah Kemunculan Prinsip 5S

Prinsip 5S sangat efektif dalam mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan serta meningkatkan efisiensi. Ada banyak informasi tentang 5S dan bagaimana konsep ini muncul. Kepercayaan populer adalah bahwa Jepanglah yang menciptakan Metode 5S karena huruf “S” melambangkan lima dalam bahasa Jepang yang, saat diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris seluruhnya dimulai dengan huruf “S” dan dimulai dengan huruf “R” dalam Bahasa Indonesia.

Namun, pada kenyataannya, prinsip-prinsip dalam 5S sudah digunakan puluhan tahun sebelumnya oleh Mr. Henry Ford. Dilaporkan bahwa sebelum tahun 1920, Mr. Ford menggunakan metode CANDO dalam proses manufakturannya.

Akronim CANDO adalah Cleaning up, Arranging, Neatness, Discipline, dan Ongoing improvement (Pembersihan, Penyusunan, Kebersihan, Disiplin, dan Peningkatan Berkelanjutan).

Pada tahun 1950-an, perwakilan dari Toyota mengunjungi fasilitas Ford untuk dilatih dalam metode produksi massal otomotif. Teknisi Jepang kemudian mengadaptasi metode CANDO dan menerapkannya di fasilitas produksi mereka. Beberapa kata yang umum digunakan untuk menggambarkan langkah-langkah dalam 5S adalah Sort, Set, Shine, Standardize, dan Sustain (Mengurutkan, Menata, Membersihkan, Standarisasi, dan Mempertahankan).

Kata dan Istilah Berbeda, Tetapi Tujuan Tetap Sama

Meskipun kata-kata yang berbeda digunakan dalam berbagai perusahaan yang memiliki makna serupa. Namun, tidak peduli kata-kata spesifik apa yang digunakan untuk mengidentifikasi langkah-langkah dalam 5S, tujuannya tetap sama: menciptakan lingkungan kerja yang bersih, teratur, dan efisien.

Penerapan prinsip-prinsip 5S ini tidak hanya relevan dalam dunia industri, tetapi juga dapat diterapkan dengan sukses di berbagai sektor, termasuk layanan kesehatan. Khususnya, di rumah sakit, di mana efisiensi dan keamanan adalah kunci untuk memberikan perawatan berkualitas kepada pasien.

Dengan menerapkan 5S, rumah sakit dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik, meningkatkan produktivitas staf, dan meningkatkan kepuasan pasien.

Selanjutnya, kita akan menjelajahi lebih dalam tentang prinsip-prinsip 5S dan bagaimana aplikasinya dalam konteks rumah sakit. Kami tidak menggunkaan istilah 5R agar pembaca dapat melihat bagaimana prinsip 5S ini dapat diterapkan secara berurutan.

Kami akan memberikan gambaran setiap langkahnya dengan seksama dan mengidentifikasi manfaat yang dapat diperoleh oleh rumah sakit ketika menerapkan 5S.

Bersiaplah untuk menyelami dunia 5S dan bagaimana hal itu dapat merubah lanskap operasional di rumah sakit. Ayo kita mulai perjalanan kita menuju efisiensi dan kualitas yang lebih tinggi!

Penerapan Metode 5S di Rumah Sakit

Metode 5S bukanlah sekadar proses standar, tetapi sebuah pendekatan yang, saat diterapkan dengan benar, menciptakan dan menjaga lingkungan kerja yang terorganisir, aman, bersih, dan efisien.

Kontrol visual yang ditingkatkan diimplementasikan sebagai bagian dari 5S untuk membuat ketidaksesuaian proses menjadi jelas dan mudah dideteksi. 5S seringkali merupakan salah satu elemen dari inisiatif Lean yang lebih besar dan mendorong perbaikan berkelanjutan.

Daftar 5S adalah sebagai berikut:

1. Ringkas (Seiri) / Sort: Dalam konteks rumah sakit, pemisahan barang-barang penting dari yang tidak penting sangatlah vital. Ini melibatkan identifikasi dan penghapusan barang-barang yang tidak lagi dibutuhkan atau yang sudah kedaluwarsa, seperti peralatan medis yang tidak digunakan atau persediaan obat yang sudah kadaluarsa.
2. Rapi (Seiton) / Straighten: Organisasi adalah kunci untuk efisiensi. Dengan menyusun bahan-bahan penting di tempat yang mudah diakses dan terorganisir, staf medis akan dapat menghemat waktu berharga mereka dan memberikan perawatan yang lebih cepat kepada pasien.
3. Resik (Seiso) / Shine: Kebersihan adalah kunci untuk menjaga keamanan dan mencegah penyebaran infeksi di rumah sakit. Membersihkan area kerja secara teratur adalah suatu keharusan untuk menciptakan lingkungan yang aman dan bersih.
4. Rawat (Seiketsu) / Standardize: Standarisasi proses adalah langkah berikutnya untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip 5S dipatuhi secara konsisten. Dengan membuat pedoman dan prosedur standar, rumah sakit dapat memastikan bahwa praktik-praktik yang efisien dipertahankan dan ditingkatkan dari waktu ke waktu.
5. Rajin (Shitsuke) / Sustain: Terakhir, tetapi tidak kalah pentingnya, adalah memastikan keberlanjutan dari implementasi 5S. Ini melibatkan pelatihan reguler untuk staf medis tentang pentingnya 5S, serta pengawasan terus-menerus untuk memastikan kepatuhan terhadap prinsip-prinsip tersebut.

Dengan menerapkan 5S di rumah sakit, kita dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien, aman, dan berkualitas tinggi. Ini tidak hanya akan meningkatkan pengalaman pasien, tetapi juga memperkuat reputasi rumah sakit dan memberikan manfaat jangka panjang bagi seluruh organisasi.

Mari kita terus melangkah maju, menjadikan prinsip-prinsip 5S sebagai bagian integral dari budaya kerja kita, dan meraih hasil yang luar biasa dalam pelayanan kesehatan. Bersama, kita dapat menciptakan perubahan yang positif dan berkelanjutan dalam dunia rumah sakit.

Manfaat Implementasi Prinsip 5S di Rumah Sakit

Ada banyak manfaat dari menerapkan Metode 5S di area kerja pada jalur produksi atau di kantor bisnis. Untuk tidak hanya bertahan tetapi berkembang dalam bisnis saat ini, biaya harus dikendalikan dan pemborosan harus dihindari atau dieliminasi.

Langkah-langkah 5S, saat diimplementasikan dengan benar, dapat mengidentifikasi dan mengurangi banyak bentuk pemborosan dalam setiap proses atau stasiun kerja. Area kerja yang terorganisir mengurangi gerakan yang berlebihan dan waktu yang terbuang mencari alat yang tepat. Aspek visual dari Metodologi 5S juga sangat efektif.

Ketika segalanya memiliki tempatnya, lebih mudah untuk melihat sesuatu yang hilang atau tersalah tempat. Area kerja yang bersih membantu menarik perhatian terhadap masalah atau bahaya keselamatan yang mungkin. Lantai yang bersih membantu melihat kebocoran atau tumpahan yang dapat menunjukkan pemeliharaan mesin dan mencegah tergelincir dan jatuh.

Selain itu, mendorong orang untuk memperhatikan dan mengatasi masalah dapat menghasilkan perubahan positif pada budaya organisasi. Oleh karena itu, Prinsip-prinsip 5S yang diimplementasikan sebagai bagian dari inisiatif Lean yang lebih besar atau sebagai alat mandiri dapat mengurangi pemborosan, meningkatkan kualitas, mempromosikan keselamatan, dan mendorong perbaikan berkelanjutan.

Dalam konteks rumah sakit, manfaat dari menerapkan Metode 5S juga sangat signifikan. Dengan menciptakan lingkungan kerja yang terorganisir, bersih, dan aman, rumah sakit dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pasien.

Di bawah ini, kita akan melihat lebih dalam tentang manfaat spesifik yang dapat diperoleh oleh rumah sakit melalui implementasi 5S:

Mengurangi Pemborosan:

Dengan mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam proses dan stasiun kerja, rumah sakit dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mengurangi biaya operasional.

Meningkatkan Kualitas:

Dengan memiliki area kerja yang terorganisir dan bersih, rumah sakit dapat meningkatkan akurasi dan konsistensi dalam memberikan perawatan kepada pasien, yang pada gilirannya akan meningkatkan kualitas pelayanan secara keseluruhan.

Mempromosikan Keselamatan:

Lingkungan kerja yang bersih, teratur, dan aman akan mengurangi risiko kecelakaan dan cedera di tempat kerja. Ini tidak hanya melindungi staf medis, tetapi juga melindungi pasien dari potensi bahaya dan infeksi nosokomial.

Mendorong Perbaikan Berkelanjutan:

Dengan mendorong budaya pengawasan dan penyelesaian masalah, rumah sakit dapat menciptakan lingkungan di mana inovasi dan perbaikan terus-menerus didorong, yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan.

Dengan memahami manfaat yang signifikan ini, tidaklah mengherankan jika banyak rumah sakit dan lembaga kesehatan lainnya tertarik untuk menerapkan Metode 5S. Dengan komitmen dan dukungan yang tepat dari manajemen dan staf, implementasi 5S dapat menjadi langkah penting dalam meningkatkan kinerja operasional dan pelayanan pasien di rumah sakit.

Lalu, bagaimana kita dapat mengimplementasikan masing-masing prinsip 5S tersebut?

Implementasi Masing-Masing Prinsip di Rumah Sakit

Ringkas (Seiri) / Sort

Langkah pertama dalam menerapkan 5S di rumah sakit adalah dengan menyortir. Tim 5S harus meninjau semua barang dan peralatan yang ada di area kerja, termasuk alat medis, perlengkapan perawatan, persediaan obat-obatan, dan peralatan lainnya. Selama proses penyortiran, identifikasi barang-barang yang benar-benar diperlukan untuk memberikan perawatan yang efektif kepada pasien. Barang-barang yang tidak diperlukan atau sudah kedaluwarsa harus dieliminasi. Misalnya, obat-obatan yang sudah kadaluarsa atau peralatan medis yang tidak lagi digunakan harus disingkirkan dari area kerja.

Rapi (Seiton) / Straighten

Setelah menyortir, langkah selanjutnya adalah mengatur barang-barang yang tersisa di tempat yang tepat. Tentukan lokasi yang jelas untuk setiap item yang diperlukan dalam proses perawatan pasien. Misalnya, tempatkan peralatan medis yang sering digunakan di dekat tempat kerja staf medis agar mudah dijangkau saat diperlukan. Selain itu, pastikan semua rak, lemari, dan kotak penyimpanan dilabeli dengan jelas sesuai dengan isinya. Ini akan membantu staf medis menemukan barang-barang dengan cepat dan mengurangi waktu yang terbuang mencari perlengkapan yang diperlukan.

Resik (Seiso) / Shine

Langkah ketiga dalam 5S adalah membersihkan area kerja dengan menyeluruh. Kebersihan adalah kunci untuk menjaga lingkungan rumah sakit yang aman dan bebas dari infeksi. Selain membersihkan permukaan dan peralatan, pastikan untuk membuang semua sampah dan limbah medis dengan benar. Area kerja yang bersih akan membantu mencegah penyebaran infeksi dan meningkatkan keselamatan pasien serta staf medis.

Rawat (Seiketsu) / Standardize

Setelah area kerja dibersihkan dan diatur, langkah berikutnya adalah menetapkan standar untuk menjaga keadaan tersebut. Dokumentasikan prosedur-prosedur standar untuk membersihkan dan merawat area kerja secara berkala. Pastikan semua staf medis memahami dan mematuhi standar tersebut. Gunakan tanda-tanda dan label yang jelas untuk mengidentifikasi lokasi barang-barang dan peralatan, sehingga setiap orang dapat dengan mudah menemukannya dan mengembalikannya ke tempatnya setelah digunakan.

Rajin (Shitsuke) / Sustain

Langkah terakhir dalam implementasi 5S di rumah sakit adalah memastikan keberlanjutan dari proses tersebut. Berikan pelatihan reguler kepada staf medis tentang pentingnya menjaga kebersihan dan keteraturan di area kerja mereka. Buat jadwal rutin untuk melakukan audit 5S dan pastikan untuk melibatkan semua anggota tim dalam upaya pemeliharaan lingkungan kerja yang bersih dan teratur. Ingatlah bahwa 5S bukanlah sekadar suatu tugas satu kali, tetapi sebuah komitmen untuk menjaga standar kualitas dan keselamatan secara terus-menerus dalam penyediaan perawatan kesehatan. Dengan mempraktikkan 5S secara konsisten, rumah sakit dapat meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan kualitas pelayanan, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman dan nyaman bagi pasien dan staf medis.

Selanjutnya, mari berkenalan dengan konsep 5S + 1.

Konsep 5S + 1 di Rumah Sakit

Dalam konteks rumah sakit, implementasi 5S tidak hanya mengacu pada upaya untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas pelayanan, tetapi juga pada keamanan pasien dan staf medis. Oleh karena itu, banyak rumah sakit telah mengadopsi pendekatan 5S + 1, dengan menambahkan langkah tambahan yang berfokus pada keselamatan.

Keselamatan: Prioritas Utama di Rumah Sakit

Langkah tambahan dalam 5S + 1 adalah keselamatan. Tujuannya adalah untuk menciptakan budaya yang mendorong keselamatan dengan mengidentifikasi dan mengatasi potensi bahaya di lingkungan kerja rumah sakit. Ini termasuk menghilangkan hambatan fisik, memastikan kepatuhan terhadap prosedur keselamatan, dan meningkatkan kesadaran tentang praktik kerja yang aman. Dalam lingkungan perawatan kesehatan yang dinamis, keselamatan tidak boleh diabaikan dan harus menjadi prioritas utama dalam setiap aspek operasional.

Keterlibatan Seluruh Tim untuk Keselamatan

Penting untuk melibatkan seluruh tim medis dalam proses identifikasi dan penyelesaian masalah keselamatan. Ini dapat dilakukan melalui pelatihan rutin tentang praktik keselamatan, pelaksanaan audit keselamatan secara berkala, dan promosi partisipasi dalam program penghargaan keselamatan. Dengan mendorong keterlibatan aktif dari seluruh staf, rumah sakit dapat menciptakan budaya keselamatan yang kuat dan menjaga keselamatan sebagai prioritas utama.

Manfaat 5S + 1 dalam Rumah Sakit

Dengan mengintegrasikan prinsip-prinsip 5S + 1 ke dalam budaya kerja rumah sakit, manfaat yang signifikan dapat dicapai. Selain meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas pelayanan, rumah sakit juga dapat menciptakan lingkungan yang lebih aman bagi pasien dan staf medis. Ini membantu mengurangi risiko kecelakaan dan cedera, meningkatkan kepercayaan pasien, dan memperkuat reputasi rumah sakit.

Mengenali dan Mengatasi Bentuk Pemborosan dalam Implementasi Prinsip 5S di Rumah Sakit

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, Prinsip 5S merupakan alat yang efektif untuk mengurangi pemborosan, meningkatkan kualitas, meningkatkan efisiensi, mempromosikan keselamatan, dan mendorong perbaikan berkelanjutan. Dalam konteks rumah sakit, pengurangan pemborosan tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga dapat berkontribusi pada perbaikan pelayanan pasien dan keselamatan pasien.

1. Overproduction (Produksi Berlebihan)

Di rumah sakit, produksi berlebihan dapat terjadi dalam bentuk pemesanan obat atau peralatan medis yang tidak sesuai dengan kebutuhan aktual pasien. Ini bisa mengakibatkan pemborosan sumber daya dan meningkatkan risiko persediaan yang kadaluwarsa. Penting untuk memastikan bahwa persediaan obat-obatan dan peralatan medis dipasok sesuai dengan kebutuhan pasien yang sebenarnya.

2. Excessive Inventory (Persediaan Berlebihan)

Persediaan obat-obatan dan peralatan medis yang berlebihan di rumah sakit dapat menyebabkan ruang penyimpanan yang penuh dan sulit diatur. Selain itu, persediaan berlebih juga meningkatkan risiko kesalahan penggunaan atau penggunaan obat yang kedaluwarsa. Manajemen persediaan yang efektif dan pengawasan yang ketat terhadap pembelian persediaan dapat membantu mengurangi pemborosan ini.

3. Inappropriate or Non-Value Added Processing (Pemrosesan Tidak Sesuai atau Tidak Bernilai Tambah)

Proses yang tidak efisien atau tidak diperlukan dalam perawatan pasien dapat mengakibatkan pemborosan waktu dan sumber daya. Misalnya, penggunaan alat atau prosedur diagnostik yang tidak sesuai dengan kebutuhan pasien dapat menghambat pengobatan yang tepat dan memperpanjang waktu perawatan. Penting untuk meninjau kembali proses-proses klinis secara teratur untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan semacam ini.

4. Waiting (Menunggu)

Waktu yang dihabiskan oleh pasien atau staf medis untuk menunggu hasil tes, persetujuan, atau peralatan yang diperlukan dapat menghambat efisiensi dan meningkatkan ketidaknyamanan pasien. Manajemen jadwal yang baik, alur kerja yang terkoordinasi, dan sistem pemberian informasi yang cepat dapat membantu mengurangi pemborosan menunggu ini.

5. Transportation (Transportasi)

Perpindahan pasien atau barang-barang medis yang berlebihan di antara unit atau departemen rumah sakit dapat menyebabkan keterlambatan dalam pelayanan pasien dan meningkatkan risiko kesalahan pengiriman. Penempatan fasilitas dan layanan yang tepat, serta perencanaan rute yang efisien, dapat membantu mengurangi pemborosan transportasi ini.

6. Unnecessary Motion (Gerakan Tidak Perlu)

Gerakan yang tidak perlu oleh staf medis dalam memberikan perawatan pasien dapat mengakibatkan kelelahan dan meningkatkan risiko cedera. Menyusun ulang layout ruangan dan memastikan ketersediaan peralatan medis yang sesuai dengan kebutuhan pasien dapat membantu mengurangi pemborosan gerakan yang tidak perlu ini.

7. Defects (Kekurangan)

Kesalahan dalam diagnosis atau pengobatan pasien dapat mengakibatkan perpanjangan waktu perawatan, peningkatan biaya, dan risiko komplikasi yang lebih besar. Penting untuk menekankan pada pemantauan dan evaluasi berkala terhadap kualitas layanan medis untuk mengidentifikasi dan mengatasi potensi kekurangan ini.

8. Untapped Employee Creativity (Potensi Kreativitas Karyawan yang Tidak Dimanfaatkan)

Karyawan di rumah sakit memiliki wawasan dan pengalaman yang berharga dalam memberikan perawatan pasien. Mendorong partisipasi aktif staf medis dalam pengembangan proses perawatan dan identifikasi pemborosan potensial dapat membuka peluang untuk inovasi dan perbaikan berkelanjutan dalam pelayanan kesehatan.

Ketika Anda menerapkan program 5S di rumah sakit, penting untuk memperhatikan berbagai bentuk pemborosan yang mungkin terjadi dalam proses perawatan pasien. Dengan mengidentifikasi dan mengatasi pemborosan ini, rumah sakit dapat meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan kualitas layanan, dan mengoptimalkan pengalaman pasien. Selain itu, melibatkan staf medis dalam upaya perbaikan berkelanjutan dapat menciptakan budaya kerja yang kolaboratif dan inovatif di dalam rumah sakit.

Baca artikel Lainnya:

Dokter Sakit: Karena Dokter Juga Manusia

Pesan dr. Rifan

Dalam memperbaiki sistem pelayanan kesehatan di rumah sakit, kita perlu memperhatikan pentingnya mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi operasional. Prinsip 5S bukan hanya sekadar metode pengelolaan tempat kerja, tetapi juga menjadi fondasi untuk menciptakan budaya kerja yang aman, terorganisir, dan berorientasi pada pasien.

Dengan mengidentifikasi dan mengatasi berbagai bentuk pemborosan, rumah sakit dapat meningkatkan kualitas layanan, meningkatkan keselamatan pasien, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik untuk staf medis. Mari kita bersama-sama menerapkan prinsip 5S dalam praktik sehari-hari kita di rumah sakit, untuk menciptakan perubahan yang positif dan memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik bagi masyarakat.

Call to Action

Setelah membaca artikel ini, mari kita bergandengan tangan untuk menerapkan prinsip 5S di rumah sakit kita masing-masing. Bagikan artikel ini kepada rekan-rekan Anda di bidang kesehatan dan ajak mereka untuk bergabung dalam perjalanan menuju perbaikan berkelanjutan.

Jangan ragu untuk berbagi pengalaman Anda dalam menerapkan 5S di rumah sakit atau untuk memberikan pandangan Anda tentang bagaimana prinsip-prinsip ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas layanan kesehatan. Kami mengundang Anda untuk meninggalkan komentar dan diskusi di bawah artikel ini. Setiap kontribusi Anda akan menjadi langkah menuju perbaikan yang lebih baik dalam pelayanan kesehatan kita semua. Ayo kita bangun budaya kerja yang lebih efisien, aman, dan berfokus pada pasien di rumah sakit kita!

Rifan Eka Putra Nasution

Rifan Eka Putra Nasution

Dr. Rifan Eka Putra Nasution, CPS., CTPS. Lahir di Aek Kanopan, Labuhanbatu Utara, Sumatera Utara, 29 Oktober 1992. Menyelesaikan pendidikan dasar dan menengahnya di kota kelahiran lalu menyelesaikan pendidikan tingginya pada Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala, Banda Aceh.Dr. Rifan mendapatkan medali Emas pada Olimpiade Kedokteran Regional Sumatera Pertama untuk cabang Kardiovaskular-Respirologi dan menghantarkan dirinya menjadi Mahasiswa Berprestasi Universitas Syiah Kuala pada tahun 2013. Pada tahun 2014, ia mendapatkan penghargaan Mahasiswa Kedokteran Berprestasi Se-Sumatera dari ISMKI Wilayah I. Beliau juga aktif menulis di Media Online dan Situs Kedokteran dan Kesehatan lainnya dan juga memiliki ketertarikan terkait proses pembelajaran serta ilmu komunikasi terutama terkait dengan public speaking.