5 Why Analisis dalam Mutu Pelayanan Kesehatan

“Keledai saja tak jatuh di lubang yang sama” adalah peribahasa yang tepat untuk memulai artikel ini. Peribahasa tersebut memberikan nasihat agar kita tidak melakukan kesalahan yang sama berulang kali. Lalu, bagaimana di Fasilitas Kesehatan tempat kita bekerja, apakah masalah yang sama tidak muncul beberapa kali? Pasti kita pernah mengalaminya. Menyelesaikan masalah yang sama berulang kali tentu akan membuang banyak sumber daya faskes. Biasanya, pengulangan masalah tersebut terjadi akibat kita belum menemukan apa yang menjadi akar penyebab masalahnya. Jadi, bila solusi permanen tidak ditentukan atau dilaksanakan maka masalah akan berulang kembali. Untuk itu kita perlu alat yang disebut sebagai 5 Why Analisis. Mari kita kenali lebih lanjut!

Apa itu 5 Why Analisis?

5 Why Analisis adalah alat atau tools yang dapat kita gunakan untuk menghilangkan masalah yang berulang. Alat ini dikembangkan pada tahun 1930 an oleh Mr. Sakichi Toyoda, pendiri Toyota Industries. Nama alat lengkapnya adalah 5 Why dan 5 How. Mr. Toyoda adalah salah satu bapak Revolusi Industri Jepang.

Alat ini mendapat popularitasnya pada tahun 1970-an dan masih digunakan oleh Toyota dan mungkin ratusan hingga ribuan organisasi lainnya hingga kami menulis hal ini.

Kata alat atau tools mungkin membuat sebagian dari kita yang ingin belajar tentang konsep-konsep dasar mutu menjadi sedikit mengkerutkan dahi. Sebab mempelajari kurikulum dasar mutu pelayanan kesehatan sering kali dilekatkan dengan predikat sulit dan elit. Susah untuk memahami konsepnya (sulit) dan hanya mampu dilakukan oleh segelintir orang yang kompenten (elit).

Nyatanya, 5 Why Analisis hanya memerlukan pertanyaan Why (mengapa) berulang kali sampai kita mampu mengatasi semua gejala masalah. Bahkan menemukan akar penyebab masalahnya.

Metode analisis 5 Why dan 5 How pada umumnya digunakan dalam tahap Analisis pada proses DMAIC dan tahap rencana pada kegiatan PDCA. Alat ini sering digunakan bersama dengan alat analisis lain seperti diagram sebab dan akibat. Namun, dapat juga digunakan sebagai alat yang berdiri sendiri.

Lima Why Analisis paling efektif digunakan bila pertanyaan mengapanya dijawab oleh orang yang memiliki pengalaman langsung pada proses yang sedang mengalami masalah. Dengan mengulangi pertanyaan “mengapa”, kita akan dapat mengetahui apa yang menjadi akar penyebab masalah.

Lima How kemudian digunakan berikutnya untuk menentukan akar atau solusi permanen terhadap “akar penyebab maslaah”. Analisis 5 Why dan 5 How dapat kita gambarkan seperti anak tangga.

Kita akan mulai menuruni anak tangga ketika menggunakan 5 Why Analisis. Lalu, kita akan menaiki anak tangga menggunakan 5 How analisis untuk menemukan solusi dari masalah. Tim yang dibentuk kemudian bertugas mengkaji “Mengapa” masalah tersebut terjadi dan “Bagaimana” cara mengatasinya agar tidak terulang kembali.

Langkah-Langkah Melakukan 5 Why Analisis dan 5 How Analisis

 Membentuk Tim

Metode 5 Why & 5 How sebaiknya dilakukan oleh Tim Fungsional Silang (Cross Functional Team/CFT). Pastikan tim terdiri dari orang-orang yang paham dengan proses yang dihadapi, serta anggota dari Bagian atau Komite Mutu, Staf Fungsional, dan Tenaga medis atau Tenaga Kesehatan dari berbagai shift. Dengan begitu, setiap orang dapat memberikan pandangan unik mereka terhadap masalah dan mengajukan pertanyaan yang mungkin tidak terpikirkan sebelumnya.

Mendefinisikan Masalah

Langkah pertama dalam investigasi akar masalah adalah dengan jelas mendefinisikan masalah. Buat pernyataan masalah yang jelas dan singkat. Fokus pada proses, bukan pada orang. Tentukan juga seberapa luas cakupan masalah yang akan diselesaikan. Jangan terlalu sempit atau terlalu luas, agar upaya pemecahan masalah sesuai dengan kebutuhan.

Tanyakan Mengapa (5 Why)

Pimpin tim untuk mencari tahu “Mengapa” masalah atau kegagalan terjadi. Pastikan jawabannya berdasarkan fakta atau data, bukan emosi. Jika penyebabnya diperbaiki, tanyakan apakah masalah masih bisa terjadi. Jika ya, teruskan ke “Mengapa” kedua, ketiga, dan seterusnya, sampai tidak mungkin lagi masalah tersebut terjadi. Ingat, tidak selalu perlu bertanya “Mengapa” lima kali, tapi berhenti ketika sudah menemukan akar masalah.

Tentukan dan Terapkan Tindakan Korektif (5 How)

Setelah menemukan akar masalah, buat daftar tindakan korektif untuk setiap akar masalah. Gunakan metode 5 How untuk merancang solusi dengan bertanya “Bagaimana” secara berulang. Setiap tindakan harus memiliki pemilik dan batas waktu. Adakan pertemuan reguler untuk memperbarui tim tentang kemajuan tindakan. Setelah selesai, evaluasi efektivitas tindakan dengan menggunakan alat pengukuran seperti Statistical Process Control atau inspeksi bagian.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, diharapkan tim dapat mengidentifikasi dan mengatasi akar masalah dengan lebih efektif, dan solusi yang ditemukan dapat diimplementasikan dengan baik untuk perbaikan berkelanjutan.

Contoh Sederhana Penggunaan 5 Why Analisis dan 5 How Analisis

Langkah 1:

Definisikan Masalah Pasien dengan syok anafilaktik di IGD tidak mendapatkan penanganan yang tepat.

Langkah 2: Tanyakan Mengapa (5 Why)

1. Mengapa pasien dengan syok anafilaktik tidak mendapatkan penanganan yang tepat? Jawab: Karena algoritma penanganan syok anafilaktik di IGD tidak diikuti dengan benar.
2. Mengapa algoritma penanganan syok anafilaktik di IGD tidak diikuti dengan benar? Jawab: Karena staf medis mungkin tidak memiliki pemahaman yang cukup tentang algoritma tersebut.
3. Mengapa staf medis mungkin tidak memiliki pemahaman yang cukup tentang algoritma penanganan syok anafilaktik? Jawab: Karena pelatihan mengenai penanganan syok anafilaktik mungkin belum memadai atau tidak dilaksanakan secara berkala.
4. Mengapa pelatihan mengenai penanganan syok anafilaktik mungkin belum memadai atau tidak dilaksanakan secara berkala? Jawab: Karena kebijakan dan prosedur internal rumah sakit tidak menetapkan kewajiban untuk pelatihan berkala terkait penanganan syok anafilaktik.
5. Mengapa kebijakan dan prosedur internal rumah sakit tidak menetapkan kewajiban untuk pelatihan berkala terkait penanganan syok anafilaktik? Jawab: Karena peninjauan dan pembaruan terhadap kebijakan dan prosedur mungkin tidak dilakukan secara teratur atau tidak mencakup pedoman penanganan terkini.

Langkah 3: Tentukan dan Terapkan Tindakan Korektif (5 How)

1. Bagaimana kita dapat memastikan staf medis memahami dan mengikuti algoritma penanganan syok anafilaktik dengan benar? Solusi: Lakukan pelatihan rutin untuk staf medis tentang algoritma penanganan syok anafilaktik, termasuk penekanan pada pemahaman yang benar.
2. Bagaimana kita dapat memastikan pelatihan berkala terkait penanganan syok anafilaktik diimplementasikan secara konsisten? Solusi: Tetapkan kebijakan internal yang mewajibkan pelatihan berkala dan evaluasi keterampilan penanganan syok anafilaktik.
3. Bagaimana kita dapat memastikan kebijakan dan prosedur internal secara aktif mencakup panduan penanganan syok anafilaktik yang terkini? Solusi: Bentuk tim atau komite khusus untuk meninjau dan memperbarui kebijakan dan prosedur secara berkala, termasuk panduan penanganan syok anafilaktik.
4. Bagaimana kita dapat memastikan bahwa tim atau komite yang ditetapkan untuk meninjau kebijakan dan prosedur melakukan evaluasi secara rutin? Solusi: Tetapkan jadwal rutin untuk evaluasi dan pembaruan oleh tim atau komite, dan pastikan laporan hasil evaluasi disebarkan kepada semua staf medis.
5. Bagaimana kita dapat meningkatkan kesadaran staf medis tentang kebijakan dan prosedur yang diperbarui? Solusi: Implementasikan program komunikasi yang efektif, seperti pertemuan reguler atau pemberitahuan elektronik, untuk memastikan staf medis selalu mendapatkan informasi terkini tentang kebijakan dan prosedur internal yang terkait dengan penanganan syok anafilaktik.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, diharapkan dapat meningkatkan penanganan pasien dengan syok anafilaktik di IGD melalui perbaikan pelatihan, kebijakan internal, dan prosedur rumah sakit.

Metode “Three Legged 5 Why”

Tidak jarang suatu masalah memiliki lebih dari satu akar penyebab. Progresi 5 Why kadang-kadang akan bercabang membentuk lebih dari satu jalur. Dalam banyak kasus, akar penyebab terjadi karena kendali deteksi yang tidak efektif atau masalah sistemik dalam organisasi.

Metode “Three Legged 5 Why” mencakup jalur tambahan untuk menentukan kontrol atau proses mana yang tidak ada atau tidak cukup efektif dalam mendeteksi kegagalan sebelum kejadian terjadi. Proses sistemik atau manajemen yang mungkin tidak ada atau bisa berkontribusi pada kejadian juga dievaluasi.

Metode 5 Why / 5 How adalah salah satu dari beberapa alat Analisis Akar Penyebab (Root Cause Analysis/RCA) yang tersedia untuk digunakan dalam kegiatan pemecahan masalah dan perbaikan berkelanjutan.

Pesan dr. Rifan

Analisis 5 Why telah membuktikan menjadi alat yang efektif dan kuat dalam upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan. Dengan pendekatan yang sederhana namun mendalam, metode ini memungkinkan penyelidikan akar masalah secara sistematis untuk mengidentifikasi penyebab utama dari suatu permasalahan atau kegagalan dalam pelayanan kesehatan.

Dalam konteks mutu pelayanan kesehatan, menggunakan Analisis 5 Why membantu organisasi untuk lebih dari sekadar menangani gejala atau efek samping masalah, tetapi mencapai akar masalah yang mendasari. Proses ini memungkinkan tim kesehatan untuk tidak hanya menemukan solusi jangka pendek, tetapi juga mengimplementasikan perubahan struktural dan prosedural yang mampu mencegah kejadian serupa di masa depan.

Salah satu keunggulan Analisis 5 Why adalah kemampuannya untuk melibatkan tim lintas fungsional, menggabungkan perspektif dari berbagai lapisan organisasi kesehatan. Dengan melibatkan perwakilan dari berbagai divisi seperti pelayanan klinis, kualitas, dan manajemen operasional, Analisis 5 Why menghasilkan pemahaman yang holistik terhadap permasalahan yang dihadapi dan solusi yang diusulkan.

Selain itu, metode ini menekankan pada pendekatan berkelanjutan. Dengan bertanya “Mengapa” secara berulang, Analisis 5 Why tidak hanya menentukan akar masalah secara efektif tetapi juga membuka pintu untuk terus-menerus memperbaiki proses dan sistem. Ini sejalan dengan filosofi perbaikan berkelanjutan yang menjadi dasar untuk mencapai mutu pelayanan kesehatan yang optimal.

Meskipun demikian, penting untuk diingat bahwa Analisis 5 Why bukanlah alat ajaib yang memberikan solusi instan. Keberhasilan terletak pada komitmen organisasi untuk menerapkan perubahan yang diidentifikasi melalui proses ini. Ini mencakup implementasi perubahan dalam kebijakan, prosedur, dan budaya organisasi.

Dalam era yang terus berkembang di dunia pelayanan kesehatan, di mana perubahan dan tantangan konstan, Analisis 5 Why memberikan kerangka kerja yang kokoh untuk menghadapi kompleksitas tersebut. Dengan menggali lebih dalam melalui serangkaian pertanyaan “Mengapa”, organisasi kesehatan dapat mencapai tujuan pelayanan yang lebih baik, memberikan dampak positif pada pasien, dan mengukir jalan menuju mutu pelayanan kesehatan yang berkelanjutan.

Rifan Eka Putra Nasution

Rifan Eka Putra Nasution

Dr. Rifan Eka Putra Nasution, CPS., CTPS. Lahir di Aek Kanopan, Labuhanbatu Utara, Sumatera Utara, 29 Oktober 1992. Menyelesaikan pendidikan dasar dan menengahnya di kota kelahiran lalu menyelesaikan pendidikan tingginya pada Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala, Banda Aceh.Dr. Rifan mendapatkan medali Emas pada Olimpiade Kedokteran Regional Sumatera Pertama untuk cabang Kardiovaskular-Respirologi dan menghantarkan dirinya menjadi Mahasiswa Berprestasi Universitas Syiah Kuala pada tahun 2013. Pada tahun 2014, ia mendapatkan penghargaan Mahasiswa Kedokteran Berprestasi Se-Sumatera dari ISMKI Wilayah I. Beliau juga aktif menulis di Media Online dan Situs Kedokteran dan Kesehatan lainnya dan juga memiliki ketertarikan terkait proses pembelajaran serta ilmu komunikasi terutama terkait dengan public speaking.